Kategori: HR-guide

Onboarding-present för nya medarbetare

De första dagarna på en ny arbetsplats formar hur medarbetaren upplever hela sin anställning. En genomtänkt onboarding-present är ett litet men konkret sätt att visa att organisationen faktiskt förberett sig för deras ankomst.

Varför det påverkar retention

Första intrycket väger tungt för hur en ny medarbetare upplever sin arbetsplats. En present som känns genomtänkt — snarare än en standardmapp med företagets logotyp — signalerar att organisationen värdesätter individen redan innan de har hunnit prestera något.

Vad som bör ingå

Ett bra welcome-paket balanserar det praktiska (om det behövs) med något genuint njutbart. Ett gourmetalternativ — iberisk skinka, olivolja, vin på begäran — fungerar oavsett roll eller avdelning, och skiljer sig radikalt från den förutsägbara pennan med logotyp.

Distansanställda och hybridteam

För medarbetare som börjar på distans är den fysiska closigheten som saknas ännu viktigare att kompensera för. En present som finns på plats hemma när första arbetsdagen börjar digitalt skapar ett konkret ögonblick av "vi ser dig" som ett videosamtal aldrig riktigt kan ersätta.

Skalbart för löpande rekrytering

Organisationer med kontinuerlig nyrekrytering kan sätta upp ett återkommande beställningsflöde snarare än enskilda ad hoc-beställningar. Kontakta oss för att diskutera ett upplägg som passar er rekryteringstakt.

Planera ett välkomstprogram, inte en engångsgest

Den vanligaste fallgropen är att onboarding-presenten beställs i sista stund, en i taget, när den nya medarbetaren redan har ett startdatum. Resultatet blir ojämn kvalitet och en present som ibland kommer fram veckor efter första dagen. Behandla i stället välkomstgåvan som en fast del av onboardingprocessen, på samma sätt som dator, passerkort och introduktionsschema.

Ett enkelt upplägg som fungerar i de flesta organisationer:

• Bestäm en standard. Välj en låda som gäller för alla nyanställda, så att ingen får en mindre genomtänkt välkomst än kollegan som började månaden innan.
• Utse en ansvarig. HR, office manager eller den som samordnar rekryteringarna. När en person äger flödet faller ingenting mellan stolarna.
• Koppla gåvan till anställningsavtalet. När avtalet är signerat läggs mottagaren till i nästa beställning eller får en låda ur ert lager.
• Skriv välkomstkortet en gång. Ett genomarbetat meddelande från ledningen eller teamet kan återanvändas, med plats för närmaste chefens namn och en personlig rad.

Timing: första dagen eller första veckan?

Det finns två beprövade tidpunkter, och båda fungerar om de planeras. Ligger lådan på skrivbordet första morgonen blir den en tydlig signal om att arbetsplatsen var förberedd. För distansanställda kan lådan i stället levereras hem strax före startdatum, så att den finns på plats när det första digitala mötet börjar.

Den andra varianten är att dela ut presenten i slutet av första veckan, som en markering av att introduktionen är avklarad. Det ger också ett naturligt tillfälle för närmaste chef att stämma av hur veckan har känts. Oavsett vilket ni väljer: räkna baklänges. Vår standardtid för produktion och leverans är 3–4 veckor från bekräftad beställning, så en låda som ska finnas på plats en viss dag behöver beställas i god tid eller tas från ett litet lager på kontoret.

Innehåll som fungerar för alla

En onboarding-present ska kännas generös utan att bli en symbolisk prestation. Tre principer håller hela vägen:

• Något som går att dela. En låda som den nyanställda tar med hem och delar med familj eller vänner förlänger välkomsten bortom kontoret.
• Kvalitet framför mängd. Färre produkter av hög kvalitet gör mer intryck än en fylld korg med utfyllnad.
• Tydlig märkning. Ni vet sällan vilka allergier eller matpreferenser en ny medarbetare har. Hos oss har varje produkt full etikett med ingredienser, allergener, näringsvärde, batchnummer och bäst före-datum.

Våra lådor bygger på spanska delikatesser: iberisk skinka, iberisk chorizo och salchichón av bellota-typ, extra jungfruolivolja, fårost, hantverksbakade brödpinnar (picos) och gourmetpatéer. Charkuterierna levereras skivade och vakuumförpackade under The Gourmet Box eget varumärke, redo att serveras utan kniv eller skärbräda. Det är praktiskt när lådan packas upp på kontoret. Vissa lådor innehåller en Rioja Crianza från Ramón Bilbao (375 ml). Vill ni hålla välkomstgåvan helt fri från alkohol kan en alkoholfri variant tas fram inom samma beställning.

Välj en nivå och håll fast vid den

Vi har tre lådor: Classic från 440 kr, Premium från 655 kr och Signature från 985 kr per låda. Priserna är vägledande och exkl. moms; vi fakturerar i euro, så beloppet i kronor är ungefärligt, och priset per låda sjunker med volymen. För onboarding väljer många en och samma nivå för alla nyanställda, eftersom budgeten då blir förutsägbar och upplägget upplevs som rättvist. Vill ni räkna på helåret är vår guide om budget för företagsgåvor en bra utgångspunkt.

Skala upp för återkommande rekryteringar

Minsta beställning är 5 lådor, vilket gör det enkelt även för mindre organisationer att samla ihop några månaders nyanställningar i en order. Rekryterar ni i jämn takt finns två vanliga modeller:

• Återkommande beställning till kontoret. Ett mindre antal lådor förvaras på kontoret och delas ut vartefter nya medarbetare börjar. Håll koll på bäst före-datumen och beställ hellre oftare än för mycket på en gång.
• Samlade utskick till hemadresser. Passar distansteam och organisationer med medarbetare på flera orter. En order kan gå till upp till 500 adresser, utan tillägg upp till 50 adresser, och varje mottagare får egen spårning. Frakten offereras per destination.

Personaliseringen följer volymen: ett kort med er logotyp och ert meddelande ingår från 5 lådor, en fyrfärgstryckt ärm från 30, screentryckt låda från 100 och fullständig branding av låda, ärm, kort och sigill från 500 lådor. För de flesta onboardingprogram räcker kortet långt, eftersom det är budskapet som gör presenten personlig.

Vanliga misstag att undvika

• Presenten kommer för sent. En välkomstgåva som dyker upp efter en månad känns mer som en efterhandskonstruktion än en välkomst.
• Bara profilprodukter. Muggar och anteckningsböcker med logotyp har sin plats, men de säger mer om avsändaren än om mottagaren.
• Olika nivåer utan princip. Nyanställda pratar med varandra. Skillnader som inte går att förklara blir fel sorts samtalsämne.
• Distansanställda glöms bort. Planera leveransen hem lika noga som leveransen till skrivbordet.
• Ingen personlig hälsning. Ett kort signerat av närmaste chef eller teamet betyder ofta mer än själva innehållet.

En del av ett större gåvoprogram

Onboarding-presenten blir mest effektiv när den hänger ihop med hur ni uppmärksammar medarbetare i övrigt: jubileer, avslutade projekt och julen. Samma lådor och samma leverantör gör administrationen enklare och ger en igenkännbar röd tråd. Läs mer om gåvor till medarbetare under hela året eller se hela vårt sortiment av företagsgåvor.

Vanliga frågor

Kan vi beställa enstaka lådor löpande, inte bara i december?

Ja, vårt minimum är 5 lådor per beställning, men det gäller året runt — inte bara julsäsongen.

Kan onboarding-lådan personaliseras med ett välkomstmeddelande?

Ja, ett personligt kort med ert budskap ingår alltid utan extra kostnad.

Hur lång tid tar leveransen av onboarding-lådor?

Standardtiden för produktion och leverans är 3–4 veckor från bekräftad beställning. Beställ därför i god tid före startdatum, eller håll ett litet lager på kontoret.

Kan vi skicka välkomstlådan direkt hem till distansanställda?

Ja. Vi levererar inom hela EU, inklusive Sverige. En beställning kan gå till upp till 500 adresser med egen spårning per mottagare, utan tillägg upp till 50 adresser. Frakten offereras per destination.